בתהליך המכרז, הגדרה מדויקת של השירות הנדרש היא קריטית כדי להבטיח שספקים פוטנציאליים יבינו את דרישות התפקיד ויוכלו לפתח הצעות מתאימות. מדובר בפיתוח תיאור ברור ותמציתי של השירות הנדרש, לרבות היקף העבודה, התוצרים הנדרשים וכל מידע רלוונטי אחר. הגדרה מדויקת אף יכולה למנוע אי הבנות ולהבטיח שספקים פוטנציאליים יבינו מה נדרש מהם. הדבר יבטיח יותר מתחרים ותחרות, הצעות זולות יותר (בהיעדר אי ודאות) מדויקות ורלוונטיות מספקים פוטנציאליים.

כדי להגדיר הגדרה מדויקת את השירות הנדרש, על הארגון להתייחס לדברים הבאים:

1. היקף העבודה: היקף העבודה צריך להיות מוגדר בבירור, כולל המשימות הספציפיות שיש להשלים, התוצאות הצפויות וכל מועדים או אבני דרך.
2. התוצרים הנדרשים: התוצרים הנדרשים צריכים להיות מוגדרים בבירור, כולל הפורמט וכל דרישה ספציפית.
3. מידע רלוונטי: יש לכלול כל מידע רלוונטי, כגון התקציב, כל אילוצים או מגבלות, וכל גורם אחר שעלול להשפיע על הפרויקט.

על ידי אפיון נכון והגדרה ברורה ותמציתית של השירות הנדרש, הארגון יכול להבטיח שלספקים פוטנציאליים תהיה הבנה מלאה וודאות לגבי השירותים שעליו לספק, כך יוכלו לפתח הצעות אטרקטיביות העונות לצרכי הארגון. מכרז שתוכנן ובוצע באופן מיטבי יבטיח ביצוע מוצלח של הפרויקט שמוכרז.